Comment migrer de HubSpot vers une solution plus légère sans perdre vos données

HubSpot est devenu synonyme de CRM tout-en-un. Mais pour de nombreuses PME, cette puissance a un prix : complexité excessive, coûts qui explosent et fonctionnalités inutilisées. En 2024, 34% des utilisateurs HubSpot envisageaient une migration vers une solution plus légère selon une étude G2. Ce chiffre atteint 47% pour les entreprises de moins de 50 salariés.

Si vous lisez cet article, vous faites probablement partie de ceux qui se demandent : “Est-ce vraiment nécessaire de payer autant pour des fonctionnalités que je n’utilise pas ?”

La réponse courte : non. Voici comment migrer de HubSpot vers une solution plus légère, étape par étape.

Pourquoi les PME quittent HubSpot

Le syndrome de la Ferrari pour aller chercher le pain

HubSpot propose plus de 500 fonctionnalités. Une PME moyenne en utilise entre 15 et 25. C’est comme acheter une Ferrari pour faire 5 km par jour en ville.

Les raisons de départ les plus fréquentes :

• Coût disproportionné : Le plan Marketing Hub Pro démarre à 800 euros/mois. Avec les add-ons, la facture dépasse souvent 1 500 euros mensuels.
• Complexité croissante : Chaque mise à jour ajoute des fonctionnalités. L’interface devient un labyrinthe.
• Formation permanente : Les équipes passent plus de temps à apprendre l’outil qu’à l’utiliser.
• Dépendance technique : Personnaliser HubSpot nécessite souvent un développeur ou une agence partenaire.

Les chiffres qui font réfléchir

Une analyse de 200 comptes HubSpot PME révèle des statistiques parlantes :

Métrique	Moyenne constatée
Fonctionnalités utilisées	18 sur 500+
Temps de formation initial	40 heures
Coût mensuel réel (licences + formation + support)	2 100 euros
Temps passé sur des tâches administratives HubSpot	6h/semaine

Pour une entreprise de 20 personnes avec 3 utilisateurs HubSpot, cela représente un investissement annuel de plus de 25 000 euros. Sans compter le coût d’opportunité.

Avant de migrer : les questions essentielles

Question 1 : De quoi avez-vous réellement besoin ?

Listez les fonctionnalités HubSpot que vous utilisez quotidiennement. Pas celles que vous “pourriez” utiliser. Celles que vous utilisez vraiment.

Pour la plupart des PME, cette liste se résume à :

• Formulaires de contact sur le site web
• Gestion des contacts et des entreprises
• Envoi de newsletters
• Suivi basique du pipeline commercial
• Collecte de feedback client

Ces besoins ne justifient pas une plateforme à 2 000 euros/mois.

Question 2 : Quelles données devez-vous absolument conserver ?

Identifiez les données critiques :

• Contacts et leurs propriétés personnalisées
• Historique des interactions
• Listes et segments
• Modèles d’emails performants
• Données de formulaires

HubSpot permet d’exporter ces données au format CSV. Mais attention : certaines données relationnelles (associations entre contacts et entreprises) nécessitent des exports séparés.

Question 3 : Quelles intégrations sont indispensables ?

HubSpot s’intègre à plus de 1 000 applications. Mais combien utilisez-vous vraiment ? Listez les intégrations actives :

• Votre site web (WordPress, Webflow, etc.)
• Votre outil de facturation
• Votre calendrier
• Vos outils de communication (Slack, Teams)

Une solution plus légère couvrira 80% de ces besoins. Pour le reste, des outils comme Zapier ou Make comblent les lacunes.

Le plan de migration en 6 étapes

Étape 1 : Auditer votre utilisation HubSpot (Semaine 1)

Avant de partir, comprenez ce que vous quittez. Connectez-vous à HubSpot et analysez :

Contacts et segmentation

• Nombre total de contacts
• Nombre de listes actives
• Propriétés personnalisées utilisées
• Règles de segmentation en place

Formulaires

• Nombre de formulaires actifs
• Volume de soumissions mensuel
• Champs personnalisés
• Workflows déclenchés par les formulaires

Emails

• Fréquence d’envoi
• Taux d’ouverture moyen
• Modèles les plus utilisés
• Automatisations en place

Pipeline commercial

• Étapes du pipeline
• Nombre de deals actifs
• Propriétés personnalisées des deals

Documentez tout dans un tableur. Cette cartographie guide votre choix de solution alternative.

Étape 2 : Choisir la bonne alternative (Semaine 2)

Le marché regorge d’alternatives à HubSpot. Votre choix dépend de vos besoins prioritaires.

Si votre priorité est la collecte de données (formulaires + newsletters + feedback)

Skedox regroupe ces trois fonctions dans une interface épurée. Pas de CRM complexe. Pas de fonctionnalités superflues. Juste l’essentiel pour collecter, organiser et exploiter les données de vos prospects et clients.

Avantages pour les ex-HubSpot :

• Migration des contacts en quelques clics
• Formulaires personnalisables sans code
• Gestion unifiée des listes de diffusion
• Widget de feedback intégré
• Coût divisé par 10 minimum

Si votre priorité est le CRM commercial

Pipedrive ou Freshsales offrent des alternatives légères et focalisées sur la vente.

Si votre priorité est l’email marketing avancé

Brevo (ex-Sendinblue) ou Mailerlite proposent des fonctionnalités email robustes à moindre coût.

Étape 3 : Exporter vos données HubSpot (Semaine 3)

HubSpot facilite l’export de données. Voici la procédure :

Export des contacts

1. Allez dans Contacts > Contacts
2. Sélectionnez tous les contacts ou filtrez selon vos besoins
3. Cliquez sur “Exporter” > “Exporter la vue”
4. Choisissez le format CSV
5. Sélectionnez toutes les propriétés à exporter

Export des entreprises Même procédure depuis Contacts > Entreprises.

Export des deals Depuis Ventes > Deals, exportez avec les propriétés associées.

Export des listes Chaque liste peut être exportée individuellement. Notez les critères de segmentation pour les recréer.

Export des formulaires Les soumissions de formulaires s’exportent depuis Marketing > Formulaires. Exportez également les paramètres de chaque formulaire (capture d’écran recommandée).

Points d’attention :

• Exportez les données par lots si vous avez plus de 100 000 contacts
• Vérifiez que les dates sont au bon format
• Conservez les ID HubSpot pour référence future
• Sauvegardez les exports dans un dossier dédié et daté

Étape 4 : Configurer votre nouvelle solution (Semaine 4)

Une fois les données exportées, configurez votre nouvel outil.

Configuration initiale

• Créez votre compte et paramétrez votre organisation
• Définissez les rôles et permissions
• Configurez votre domaine d’envoi (SPF, DKIM)

Recréation des formulaires

• Reproduisez vos formulaires actifs
• Adaptez les champs aux possibilités de la nouvelle plateforme
• Configurez les notifications et redirections

Avec Skedox, la création d’un formulaire prend moins de 5 minutes. L’éditeur drag-and-drop permet de reproduire n’importe quel formulaire HubSpot sans compétence technique.

Configuration des listes

• Importez vos contacts par segments
• Recréez les règles de segmentation
• Vérifiez la conformité RGPD (consentements)

Étape 5 : Migration et tests (Semaine 5-6)

Import des données

• Importez d’abord un échantillon test (100 contacts)
• Vérifiez le mapping des champs
• Contrôlez l’intégrité des données
• Procédez à l’import complet

Tests fonctionnels Avant de basculer, testez chaque fonctionnalité :

• Soumission de formulaire → contact créé
• Inscription newsletter → ajout à la liste
• Envoi email test → délivrabilité OK
• Widget feedback → réception des retours
• Notifications → alertes reçues

Période de fonctionnement parallèle Gardez HubSpot actif pendant 2 semaines. Redirigez progressivement les formulaires vers la nouvelle solution. Comparez les données des deux systèmes.

Étape 6 : Bascule et désactivation HubSpot (Semaine 7-8)

Bascule définitive

• Remplacez tous les formulaires sur votre site
• Mettez à jour les liens dans vos emails
• Informez votre équipe de la date de bascule
• Désactivez les workflows HubSpot

Résiliation HubSpot

• Vérifiez votre date de renouvellement (souvent annuel)
• Exportez une dernière sauvegarde complète
• Téléchargez vos rapports historiques
• Résilier dans les délais contractuels

Archivage Conservez vos exports HubSpot pendant au moins 2 ans. Vous pourriez avoir besoin de données historiques.

Les pièges à éviter absolument

Piège 1 : Sous-estimer les dépendances

HubSpot s’intègre partout. Vérifiez que rien ne se casse :

• Plugins WordPress liés à HubSpot
• Chatbots utilisant l’API HubSpot
• Rapports automatisés alimentés par HubSpot
• Intégrations avec votre comptabilité

Piège 2 : Négliger les workflows automatisés

Si vous utilisez des séquences automatisées dans HubSpot, documentez-les en détail. Recréez-les dans votre nouvelle solution avant la migration.

Piège 3 : Oublier les utilisateurs

La technologie change, mais les habitudes persistent. Formez vos équipes :

• Session de présentation de la nouvelle solution
• Documentation des nouveaux processus
• Point de contact pour les questions
• Période d’adaptation de 2 semaines

Piège 4 : Migrer au mauvais moment

Évitez de migrer :

• En période de forte activité commerciale
• Juste avant un lancement produit
• Pendant les congés d’été ou de fin d’année
• Quand votre équipe technique est sur un autre projet

Piège 5 : Vouloir tout reproduire à l’identique

La migration est l’occasion de simplifier. Ne recréez pas des processus complexes juste parce qu’ils existaient dans HubSpot. Demandez-vous : “Est-ce vraiment utile ?”

Les bénéfices concrets après migration

Réduction des coûts

Une PME de services B2B a partagé ses chiffres post-migration :

Poste	Avant (HubSpot)	Après (solution légère)
Licence mensuelle	890 euros	79 euros
Support/consulting	300 euros	0 euros
Formation annuelle	2 000 euros	200 euros
Total annuel	14 280 euros	1 148 euros

Économie : 13 132 euros par an. ROI immédiat.

Gain de temps

Les équipes rapportent :

• 70% de temps en moins sur les tâches administratives
• Onboarding des nouveaux employés en 1 heure au lieu de 2 jours
• Création de formulaires en 5 minutes au lieu de 30

Simplification mentale

Moins d’options signifie moins de décisions. Les équipes se concentrent sur l’essentiel : convertir les prospects et satisfaire les clients.

Checklist de migration HubSpot

Utilisez cette checklist pour ne rien oublier :

Préparation

• Audit complet de l’utilisation HubSpot
• Liste des fonctionnalités réellement utilisées
• Inventaire des intégrations actives
• Choix de la solution alternative
• Planning de migration validé

Export des données

• Contacts exportés avec toutes les propriétés
• Entreprises exportées
• Deals et pipeline exportés
• Listes et segments documentés
• Formulaires et soumissions exportés
• Modèles d’emails sauvegardés

Configuration nouvelle solution

• Compte créé et paramétré
• Domaine d’envoi configuré
• Formulaires recréés
• Listes importées
• Automatisations configurées

Bascule

• Tests fonctionnels validés
• Équipe formée
• Période parallèle terminée
• Formulaires remplacés sur le site
• HubSpot résilié

Conclusion : migrer de HubSpot, une décision stratégique

Migrer de HubSpot vers une solution plus légère n’est pas un aveu d’échec. C’est une décision stratégique qui aligne vos outils sur vos besoins réels.

HubSpot reste excellent pour les grandes entreprises avec des besoins complexes en marketing automation. Mais pour une PME qui veut collecter des leads, gérer une newsletter et recueillir du feedback, c’est souvent surdimensionné.

La migration demande de la préparation. Comptez 6 à 8 semaines pour un processus serein. Mais les bénéfices sont immédiats : coûts divisés par 5 à 10, interface simplifiée, équipes plus efficaces.

Prêt à faire le pas ? Testez Skedox gratuitement et découvrez une approche plus légère de la collecte de données. Vos formulaires, newsletters et feedbacks réunis dans une seule plateforme, sans la complexité ni le prix de HubSpot.